Welke gegevens mag een verhuurder vragen aan een kandidaat-huurder?

Het uitgangspunt: alleen wat noodzakelijk is

Artikel 7 van het Vlaams Woninghuurdecreet bepaalt dat een verhuurder alleen documenten mag opvragen die noodzakelijk zijn om na te gaan of de kandidaat aan zijn huurdersverplichtingen zal kunnen voldoen. De Vlaamse overheidsinformatie noemt identiteit, woonplaats en inkomen als voorbeelden van informatie die relevant kan zijn.

Noodzakelijkheid moet per doel worden bekeken. Een gegeven kan in een latere fase relevant zijn, maar bij een eerste algemene informatievraag nog te vroeg komen. Vraag daarom niet standaard elk mogelijk document aan iedere geïnteresseerde.

Wat past bij het eerste contact?

Bij een eerste aanvraag volstaan doorgaans gegevens om de persoon te antwoorden, de juiste woning te herkennen en praktische vervolgstappen te organiseren. Denk aan naam, contactmogelijkheid, de betrokken woning en beschikbaarheid voor een bezoek.

Vertel meteen waarom je gegevens vraagt en wat ermee gebeurt. Een kandidaat moet niet raden of gegevens alleen voor een bezoek, voor vergelijking of voor een later contractdossier worden gebruikt.

• Vraag niet vroeger dan nodig om bewijsstukken
• Maak verplichte en optionele velden duidelijk
• Gebruik gegevens niet stilzwijgend voor een ander doel

Welke inkomensinformatie kan relevant zijn?

De verhuurder mag de betaalbaarheid onderzoeken. Volgens Vlaanderen.be mag naar de hoogte van het inkomen worden gevraagd, maar niet naar de aard of bron ervan. Een uitkering, vervangingsinkomen of andere bron mag dus niet automatisch als minderwaardig worden behandeld.

Wanneer bewijs werkelijk nodig is, beperk dan wat zichtbaar moet zijn. Een document kan meer informatie bevatten dan nodig voor het doel. Vraag je af of een bedrag of beperkte bevestiging volstaat en vermijd het bewaren van overbodige details.

Welke informatie hoort niet in een standaardselectie?

Vlaanderen.be vermeldt uitdrukkelijk dat een verhuurder niet naar de gezondheidstoestand of het gerechtelijk verleden van een kandidaat mag vragen. Ook beschermde kenmerken mogen niet als selectiefilter worden gebruikt.

Vermijd velden die alleen nieuwsgierigheid dienen of uitnodigen tot stereotypering. Vrije tekstvelden vragen extra aandacht: kandidaten kunnen er gevoelige informatie invullen die je niet nodig hebt en niet wilt gebruiken.

Wat vereist de AVG rond het kandidaatdossier?

De AVG vraagt een duidelijk doel, een geldige rechtsgrond, transparantie, minimale gegevensverwerking en passende beveiliging. Toestemming is niet automatisch de juiste oplossing en maakt overmatige gegevensverzameling niet geldig.

Documenteer per gegevenscategorie waarom ze nodig is, wie ze kan bekijken en hoe lang ze wordt bewaard. Geef kandidaten een duidelijke privacy-informatie en een contactpunt voor vragen of rechten.

Vraag niet: ‘Welke informatie kunnen we verzamelen?’ Vraag: ‘Welke minimale informatie is voor deze concrete processtap noodzakelijk?’